Pull system untuk diri

dari sepia.blogsome.com

Akan menyenangkan kalau perusahaan (kantor kita) menerapkan konsep ini. Keteraturan akan terjaga yang selanjutnya menjadikan suasana kerja kantor menjadi sehat bagi karyawan. Sayangnya kondisi ideal ini jarang terjadi. maka mari kita lihat bagaimana konsep ini bisa kita jalankan buat kita sendiri.

Ada dua hal menarik dari konsep ‘pull sistem’ ini yang bisa kita terapkan untuk diri sendiri (syukur-syukur kantor Anda bekerja juga setuju untuk menerapkan konsep ini), yaitu :

1. bekerja dengan mengambil dari ‘rak tugas’ (bayangkan seperti kita mengambil dari rak supermarket)
2. bekerja dengan suatu kapasitas maksimum yang jelas (jumlah slot pada rak terbatas)

Mengambil dari rak tugas

Kita bekerja mengikuti permintaan pelanggan, bukan dengan cara disodori tugas tapi dengan mengambil tugas dari ‘rak’ yang tersedia. Walau tampak sederhana, konsep ini sangat penting. Kita menentukan sendiri kecepatan kerja kita.

Dalam sistem Kanban di Toyota, pekerja mengambil komponen dari rak tersedia (misalnya hanya 2 barang), kemudian menggantinya dengan kartu permintaan. Kartu ini kemudian dikirim ke bagian logistik (gudang) yang kemudian akan mengirimkan 2 barang pengganti. Kira-kira begitulah penyederhanaannya.

Mari kita membuat rak-rak tugas kita. Definisikan dulu peran-peran Anda (seperti saran dalam Seven Habits nya Covey), misalnya sebagai ayah, suami, anak (kepada orang tua Anda), tetangga, karyawan, bos, diri sendiri, dan hamba Tuhan. Untuk setiap peran, tuliskan tugas atau target yang ingin dilakukan (misalnya sebagai anak akan menelpon orang tua di akhir minggu, sebagai ayah akan mengajak anak main sepeda, sebagai karyawaan akan membuat materi presentasi, dll). Dari daftar tugas-tugas itu (jangan ngeri bila banyak dan menumpuk, kita akan atasi satu per satu), kita ambil mulai dari yang terpenting untuk ditaruh pada jadwal mingguan (misalnya menelpon hari minggu pagi, bersepeda sabtu sore, membuat presentasi kamis malam, dll). Dengan menuliskan berbagai tugas itu saja sudah banyak meringankan beban pikiran. Nah, setelah mengambil dari ‘rak tugas’ (berarti Anda yang memilih) dan kemudian menyediakan slot waktu pengerjaannya dengan jelas, maka hati menjadi lebih ringan. Minggu depan kita ambil tugas yang lain lagi dari rak tugas kita.

Bekerja dengan kapasitas maksimum

Apa yang membatasi kita? Perhatian kita! Sering orang salah mengatakan yang membatasi adalah waktu kita, padahal banyak sekali waktu telah disediakan namun karena perhatian (atensi) minimum maka hasilnya buruk. Kapasitas kita selaras dengan kemampuan atensi kita.

Ketika Anda menjadwalkan tugas, sebenarnya Anda menjadwalkan atensi. Kita perlu tegas untuk membatasi kapasitas maksimum dari atensi kita, tentunya agar hidup kita menjadi sejahtera. Kita perlu memberi atensi kepada pasangan kita, kuliah kita, ibadah kita, pekerjaan kita, dan lainnya. Banyak selebritis yang sukses namun merasa kesepian karena gagal memberikan atensi untuk orang-orang yang dicintainya. Hidupnya habis hanya untuk pekerjaan. Seperti Toyota, kita perlu tegas menyatakan, “Stop, kapasitas saya hanya sampai segini”. Tentu saja tidak mudah bagi kita yang karyawan untuk mengatakan tidak kepada Bos. Cara mengatakannya bisa dengan menunjukkan berbagai tugas yang telah diberikan oleh Bos, lalu minta beliau memilihkan mana yang terpenting untuk diselesaikan lebih dahulu. Bila kita sering lembur, menunjukkan bahwa hidup kita tidak sehat. Bila banyak karyawan sering lembur, juga menunjukkan bahwa perusahaan tidak sehat (bertolak belakang dari anggapan bahwa banyak lembur pasti sedang banyak proyek, pasti sedang sukses. Makin banyak lembur artinya makin tidak sukses dalam cara pandang Toyota).

Strategi jadwal mingguan yang disarankan Covey mempunyai keunggulan fleksibilitas manajemen atensi. Kalau satu kegiatan luput dilakukan pada hari Senin, maka mungkin ada kegiatan hari Rabu yang ditukarkan ke Senin, sedangkan yang luput tadi digeser ke Rabu. Mungkin suatu tujuan dikombinasikan, misalnya saya biasa menulis artikel di ponsel saya bila sedang antri di bank (menunggu antrian bernilai rendah, bisa kita isi dengan yang lebih bernilai, tentu saja perlu kita siapkan ‘enabler’ untuk itu), atau misalnya mendengarkan audio book dalam perjalanan dari rumah ke kantor. Juga termasuk jadwal meliburkan diri! (Seharian di rumah bersantai dan tidur saja.) Sejujurnya dengan jadwal mingguan saya merasa menjadi lebih produktif.

Saya berusaha menerapkan konsep ‘pull system’ ini walaupun tentu tidak mulus. Saya kira dengan hidup lebih terencana (bikin daftar tugas dari berbagai peran, lalu agendakan secara mingguan) hidup kita akan menjadi lebih sehat. Kita ini bukan sekedar makhluk ekonomi yang hidupnya hanya buat kerja, kan?

Menarik :

• contoh weekly planner